Δύο ζητήματα που αφορούν χιλιάδες ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις ανέδειξε υπόθεση φαρμακείου που έφτασε στη Διεύθυνση Επίλυσης Διαφορών (ΔΕΔ): η απόκτηση αυτοκινήτου μέσω leasing δεν αρκεί για την αναγνώριση της σχετικής δαπάνης ως επαγγελματικής, ενώ η καταχώριση φορολογικών στοιχείων στο myDATA δεν απαλλάσσει την επιχείρηση από την υποχρέωση να διαθέτει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά σε περίπτωση ελέγχου.
Η υπόθεση αφορά φαρμακείο και τη φορολογική αντιμετώπιση δαπανών που συνδέονταν, μεταξύ άλλων, με αυτοκίνητο το οποίο είχε αποκτηθεί μέσω leasing. Η εξέτασή της από τη Διεύθυνση Επίλυσης Διαφορών ανέδειξε δύο σημεία που ενδιαφέρουν ευρύτερα τους ελεύθερους επαγγελματίες και τις μικρές επιχειρήσεις. Το πρώτο αφορά τη χρήση του οχήματος και το κατά πόσο αυτή συνδέεται αποδεδειγμένα με την επιχειρηματική δραστηριότητα.
Το δεύτερο αφορά την αποδεικτική αξία των παραστατικών που έχουν διαβιβαστεί στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, χωρίς να συνοδεύονται από τα φορολογικά στοιχεία που ζητήθηκαν κατά τον έλεγχο. Η υπόθεση δείχνει ότι η ύπαρξη σύμβασης leasing και η κανονική καταβολή των δόσεων δεν σημαίνουν αυτομάτως ότι οι σχετικές δαπάνες θα αναγνωριστούν από τη φορολογική διοίκηση. Παράλληλα, η εμφάνιση μιας συναλλαγής στο myDATA δεν οδηγεί από μόνη της στην οριστική φορολογική αναγνώριση της δαπάνης.
Η επαγγελματική χρήση του αυτοκινήτου
Ο φορολογικός έλεγχος δεν περιορίστηκε στην εξέταση των τιμολογίων και της σύμβασης μίσθωσης. Εξετάστηκε και το εάν το αυτοκίνητο που είχε αποκτηθεί μέσω leasing χρησιμοποιούνταν πράγματι για τις ανάγκες του φαρμακείου. Στο πλαίσιο αυτής της αξιολόγησης εξετάστηκαν στοιχεία που αφορούσαν την απόσταση ανάμεσα στην κατοικία του φορολογούμενου και την επιχείρηση, καθώς και τα γεωγραφικά χαρακτηριστικά της περιοχής. Η μικρή απόσταση από το σπίτι έως το φαρμακείο συνεκτιμήθηκε από τον έλεγχο προκειμένου να αξιολογηθεί κατά πόσο η μίσθωση του οχήματος εξυπηρετούσε πραγματικές επαγγελματικές ανάγκες. Η μικρή απόσταση, από μόνη της, δεν σημαίνει ότι ένας επαγγελματίας που κατοικεί κοντά στην επιχείρησή του δεν μπορεί να χρησιμοποιεί αυτοκίνητο για επαγγελματικούς σκοπούς. Ωστόσο, όταν ζητείται η έκπτωση μιας δαπάνης από τα φορολογητέα έσοδα, πρέπει να τεκμηριώνεται ότι η δαπάνη πραγματοποιήθηκε προς το συμφέρον της επιχείρησης και ότι συνδέεται με τη δραστηριότητά της. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, η επαγγελματική χρήση του οχήματος δεν κρίθηκε επαρκώς τεκμηριωμένη.
Ως αποτέλεσμα, οι σχετικές δαπάνες leasing δεν αναγνωρίστηκαν φορολογικά. Το στοιχείο αυτό έχει πρακτική σημασία για επιχειρήσεις και επαγγελματίες που καταχωρούν στα βιβλία τους έξοδα τα οποία αφορούν επιβατικά οχήματα. Ένα αυτοκίνητο που έχει αποκτηθεί με leasing και έχει συμπεριληφθεί στα λογιστικά στοιχεία της επιχείρησης δεν αποκτά αυτομάτως επαγγελματικό χαρακτήρα κατά τον φορολογικό έλεγχο. Εφόσον ζητηθεί σχετική τεκμηρίωση, ο φορολογούμενος πρέπει να μπορεί να εξηγήσει πού και γιατί χρησιμοποιείται το όχημα και με ποιον τρόπο η χρήση του συνδέεται με τις ανάγκες της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Η ύπαρξη της σύμβασης μίσθωσης και η πληρωμή των δόσεων αποτελούν στοιχεία της συναλλαγής, αλλά δεν αρκούν χωρίς τεκμηρίωση της επαγγελματικής χρήσης.
Η ανάρτηση στο myDATA δεν αρκεί
Το δεύτερο σκέλος της υπόθεσης αφορά άλλες επαγγελματικές δαπάνες, τα παραστατικά των οποίων είχαν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myDATA. Παρά την ψηφιακή καταχώριση των συναλλαγών, ο φορολογούμενος βρέθηκε αντιμέτωπος με τη μη αναγνώριση συγκεκριμένων δαπανών, καθώς δεν προσκομίστηκαν τα πρωτότυπα φορολογικά στοιχεία που ζητήθηκαν στο πλαίσιο του ελέγχου. Η παρουσία μιας συναλλαγής στο myDATA δεν σημαίνει από μόνη της ότι η δαπάνη έχει οριστικά αναγνωριστεί για φορολογικούς σκοπούς. Η διαβίβαση στην πλατφόρμα αποτυπώνει τη συναλλαγή στο πληροφοριακό σύστημα της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων, δεν καταργεί όμως την υποχρέωση της επιχείρησης να μπορεί να αποδείξει την πραγματοποίηση και το περιεχόμενο της δαπάνης.
Σε έναν φορολογικό έλεγχο, η επιχείρηση εξακολουθεί να πρέπει να διαθέτει τα κατάλληλα φορολογικά στοιχεία και τα υπόλοιπα δικαιολογητικά που μπορεί να ζητηθούν. Η ψηφιακή εικόνα μιας συναλλαγής στο myDATA δεν αντικαθιστά τα δικαιολογητικά αυτά ούτε αποτελεί από μόνη της απάντηση στις απαιτήσεις του ελέγχου. Με άλλα λόγια, η διαβίβαση ενός παραστατικού στην πλατφόρμα δεν αρκεί για να διασφαλίσει την έκπτωση της δαπάνης. Το γεγονός ότι η συναλλαγή έχει καταγραφεί ηλεκτρονικά δεν απαλλάσσει τον φορολογούμενο από την ανάγκη να τεκμηριώσει, όταν αυτό ζητηθεί, τι ακριβώς πληρώθηκε, σε ποιον αφορούσε η δαπάνη και ποια ήταν η σχέση της με την επιχειρηματική δραστηριότητα.
Τι πρέπει να προσέχουν οι επαγγελματίες
Η συγκεκριμένη υπόθεση αφορά φαρμακείο, τα ζητήματα όμως που ανέκυψαν δεν περιορίζονται στον συγκεκριμένο κλάδο. Αφορούν ελεύθερους επαγγελματίες και επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν οχήματα μέσω leasing ή καταχωρούν καθημερινά λειτουργικές δαπάνες οι οποίες διαβιβάζονται στο myDATA. Σε ό,τι αφορά το leasing, κρίσιμο στοιχείο είναι να μπορεί να αποδειχθεί η σχέση του αυτοκινήτου με την επιχειρηματική δραστηριότητα. Δεν αρκεί η ύπαρξη της σύμβασης μίσθωσης, η καταβολή των δόσεων ή η καταχώριση του αυτοκινήτου στα βιβλία της επιχείρησης. Αντίστοιχα, για τις υπόλοιπες επαγγελματικές δαπάνες, η ηλεκτρονική αποτύπωση στο myDATA δεν καταργεί την ανάγκη ύπαρξης και διατήρησης των φορολογικών στοιχείων και των υπόλοιπων δικαιολογητικών που μπορεί να ζητηθούν κατά τον έλεγχο.
Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών της φορολογικής διοίκησης έχει περιορίσει το χαρτί στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων. Δεν έχει, όμως, καταργήσει την υποχρέωση του φορολογούμενου να είναι σε θέση να αποδείξει τι ακριβώς πλήρωσε και, κυρίως, για ποιον λόγο η συγκεκριμένη δαπάνη αφορά την επιχείρησή του.
